Logiciel de devis factures bâtiment : nos conseils

pour bien le choisir

Publié le 11 mai 2022 (Mis à jour le 04 avril 2024) - Logiciel bâtiment

Adopter un logiciel de devis factures est une décision importante pour votre entreprise du bâtiment. Bien choisi, il apportera de nombreux services pour optimiser la gestion de votre activité. Au cœur des attentes, on peut citer en particulier le fait de gagner du temps sur le chiffrage des travaux et l’élaboration des devis et factures en conformité avec la législation. En tant qu’artisan du bâtiment, le logiciel de devis-factures doit vous permettre de vous consacrer davantage à vos clients et à votre cœur de métier.

Il existe bien sûr plusieurs logiciels qui se distinguent par leurs fonctionnalités et leur prix. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour bien choisir votre logiciel de devis factures bâtiment.

En tant que professionnel du bâtiment, vous devez être capable d’établir des devis et des factures pour vos chantiers. Ces deux documents font partie de votre quotidien d’artisan et sont essentiels pour mener des travaux à bien.

Or, ce sont là des tâches administratives facilement chronophages.

Un logiciel de devis facture est un outil informatique permettant, au moins en partie, d’automatiser la création des devis et des factures des travaux que vous réalisez, de suivre les paiements des clients et d’effectuer des relances le cas échéant. Le chiffrage des chantiers pouvant être complexe, un logiciel de devis facture conçu pour les entreprises du BTP doit par ailleurs répondre aux besoins spécifiques de votre secteur : accès aux bibliothèques de matériaux, gestion du prix de la main-d'œuvre, suivi des affaires, etc.

L’un des premiers avantages d'un logiciel de devis factures est donc de faciliter la production des chiffrages de travaux, des devis et des factures.

Un bon logiciel permet d'améliorer votre réactivité face aux demandes de devis de vos clients ou aux appels d’offres, améliorant ainsi vos chances de remporter des chantiers. Par la suite, une fois le devis signé, l'émission de vos factures d’acompte, d’avoirs ou d’avancement, se réalise généralement en quelques clics seulement.

Le logiciel de devis-factures permet également de réduire les risques d’erreurs humaines et de calculs : les totaux HT et TTC se calculent en temps réel, les différentes TVA sont calculées méthodiquement, des remises peuvent être appliquées facilement...

Par ailleurs, les lignes de travaux de vos devis peuvent être sélectionnées depuis la bibliothèque de prix embarquée par défaut (lorsqu'elle existe) ou être importées depuis une bibliothèque que vous aurez vous-même constituée. A ce propos, il sera parfois possible de jouer sur le niveau de prestation des matériaux et d’ajuster les prix de la bibliothèque de travaux en fonction du lieu où vous vous situez (département ou région).

Certains logiciels de devis factures offrent aussi la possibilité de pré chiffrer rapidement les travaux à l'aide de configurateurs de travaux.

Au final, selon les options offertes par le logiciel, vous chiffrerez vos devis professionnels plus ou moins rapidement et précisément.

De plus en plus de logiciels de facturation BTP sont désormais en ligne. Toutes vos données sont alors sauvegardées en temps réel, sans que vous vous en rendiez compte, sur des serveurs sécurisés. Vous avez besoin d’une information ? Ne cherchez plus des heures, vous la retrouverez facilement dans l’outil !

Détenir un logiciel BTP qui fonctionne sur internet possède d’autres intérêts majeurs : pas d’installation de logiciel à effectuer, mises à jours et correctifs automatiques “au fil de l’eau”, compatibilité maximale avec les différents types d’ordinateurs et de terminaux (PC, tablette, smartphone), utilisation et disponibilité n’importe où et n’importe quand…

De plus en plus d’éditeurs de solutions informatiques pour le BTP l’ont bien compris : le web offre de nombreux avantages. La seule condition reste évidemment de posséder une connexion internet avec un débit suffisant ! Heureusement, avec la 4G notamment, cela est le cas sur plus de 95% du territoire et pour plus de 99% des Français.

A noter également : beaucoup de logiciels bâtiment mettent à disposition des artisans un tableau de bord qui vous permet de mieux piloter votre entreprise. Ce dernier offre une vision synthétique de votre activité et notamment de votre chiffre d’affaires, de vos devis en cours, des factures émises etc.

Nombre d’entrepreneurs créent leurs devis et leurs factures sur Excel et sur Word. Sans nier le côté pratique de ces outils, ces derniers sont cependant moins productifs qu'un véritable logiciel de devis factures professionnel, et ils exposent davantage à des risques d’erreurs et de non conformité à la loi. Par exemple, un logiciel professionnel vous aidera à respecter les mentions légales obligatoires de vos devis et factures, les règles comptables de numérotation des documents, la cohérence entre votre devis initial et les factures qui s'y rapportent...

Par ailleurs, depuis 2018, tous les logiciels de devis factures ont l’obligation d’être compatibles avec la loi dite anti-fraude à la TVA. Cette mesure s’inscrit dans la lutte contre la fraude. Pour vous, c’est l’assurance d’une facturation en règle et en toute légalité.

Enfin, les logiciels du commerce offrent généralement des facilités pour réaliser des mises en page claires et professionnelles de vos devis et de vos factures. Si ce dernier point n'est pas une préoccupation d'ordre "légal", il ne doit cependant pas être négligé afin de contribuer à l'image de sérieux renvoyée par votre entreprise aux yeux du client.

Avant de choisir le logiciel de devis factures bâtiment adapté à votre situation, il est indispensable d'identifier vos besoins et vos contraintes. Cela permettra de définir les fonctionnalités qui vous semblent essentielles et celles qui sont facultatives.

Il est alors recommandé de lister vos obligations et vos contraintes pour avoir une vision précise de ce que vous recherchez.

Votre choix dépendra notamment de :

• la taille de votre structure,
• la taille des chantiers que vous réalisez,
• la compatibilité avec les autres logiciels de l'entreprise,
• l'accessibilité lorsque vous êtes en déplacement,
• l'utilité d'une version mobile,
• la simplicité d'usage de l'outil,
• votre niveau de connaissance de l'outil informatique,
• le budget que vous souhaitez allouer à cet outil.

Tous les logiciels de facturation et de devis ne proposent pas les mêmes fonctions et n’intègrent pas les mêmes modules. Selon vos besoins préalablement déterminés, vous allez vous orienter vers celles qui vous semblent indispensables au quotidien. Veillez donc à privilégier des logiciels intégrant des fonctionnalités métiers.

Par exemple, en tant qu’artisan, vous pourrez avoir besoin d'estimer un temps prévisionnel de chantier, d’insérer des images dans les devis, d’intégrer des travaux en distinguant la main-d'œuvre et les fournitures, de personnaliser votre marge bénéficiaire et votre coût horaire de main d’œuvre… Il vous sera également utile, peut-être, de créer des factures d'acompte, des avoirs, peut-être des factures de situation... et de pouvoir les envoyer par mail à leur destinataire.

Il s’agit d’un élément essentiel pour établir des devis. La bibliothèque de prix permet de gagner du temps dans votre chiffrage. Elle regroupe des travaux chiffrés avec le détail des fournitures et de la pose pour de nombreux corps d’état. Vous retrouvez ainsi des libellés détaillés de travaux, le tarif de la pose et des fournitures, le temps de la main d'œuvre nécessaire, que ce soit en neuf ou en rénovation.

Autre avantage, les prix sont mis à jour (plus ou moins) régulièrement et en accord avec ceux pratiqués sur le marché.

Cette bibliothèque, bien qu’elle soit essentielle, n’est pas systématiquement intégrée aux logiciels de devis facture. Lorsqu’elle ne l’est pas, elle doit être ajoutée en supplément. Certains logiciels, tel que BatiChiffrage, la proposent par défaut directement. La bibliothèque de prix BatiChiffrage est d’ailleurs l’une des références sur le marché.

L’objectif d’un logiciel de devis facturation est de vous faire gagner du temps. Il doit par conséquent être simple d’utilisation, et présenter une certaine souplesse d’usage afin de ne pas vous compliquer la tâche. Il faut donc bien vérifier que son interface est intuitive, fluide et ergonomique. Pour cela, les éditeurs de logiciels proposent des démonstrations personnalisées ou des essais gratuits pour tester l’outil. Ne vous en privez pas ! Certains éditeurs proposent même une initiation gratuite pour faciliter la prise en main du logiciel.

Qu’il s’agisse de la bibliothèque de prix travaux ou des mises en page de vos devis et factures, le logiciel que vous retiendrez doit offrir des possibilités de personnalisation afin de se caler sur vos habitudes de travail.

Cela passe notamment par la prise en compte de vos conditions d’achat de matériaux, par la richesse des paramètres de chiffrage à disposition, mais aussi par les différentes variantes de mise en page telles que :

• l’emplacement et la taille du logo,
• des espaces réservés pour ajouter des commentaires,
• la personnalisation de l’en-tête et du pied de page etc.

Dernier élément déterminant pour le choix d’un logiciel de devis facture : son prix. Etudiez bien ce qu'il comprend pour être assuré qu'il correspond au budget que vous vous êtes fixé et qu'il ne comprend pas de coûts "cachés".

Le prix du logiciel variera en particulier selon le niveau de fonctionnalité proposé, le type de maintenance (inclus ou en supplément ?), le nombre d'utilisateurs qui auront accès à l'outil, la présence ou non de la bibliothèque de prix travaux.

Notez qu’un logiciel bien choisi vous fera gagner en productivité, et son achat pourra rapidement être amorti !

Vous avez désormais tous les éléments en main pour choisir le bon logiciel de devis facture pour votre entreprise du bâtiment !